Réorganiser votre entreprise avec succès : L'exemple de GIC-PMT
Avez-vous déjà vu un sportif de haut niveau attendre d'être le meilleur avant de faire appel à un coach ? Bien sûr que non. Un coach est là pour l'aider à atteindre ce niveau d'excellence. Pour un dirigeant d'entreprise, c'est exactement la même chose. C'est avec cette métaphore que j'ai capté l'attention de Jean-Philippe Aqué lors d'une réunion du groupe BNI-SYNAPS Marseille. Passionné de sport et dirigeant de l'entreprise GIC-PMT, Jean-Philippe m'a approché après la réunion, réalisant qu'il avait besoin d'un regard extérieur pour améliorer la situation de son entreprise.
Le Constat : Une Organisation à Revoir
GIC-PMT, spécialisée dans l'administration de biens professionnels, comptait six employés pour un chiffre d'affaires annuel de 600 000 €. En 2018, le départ d'un salarié clé a perturbé l'harmonie de l'équipe, mettant en péril l'ensemble de l'entreprise. Jean-Philippe a remis en question son organisation et son management, et a fait appel à moi pour un audit approfondi.
Les Objectifs
Pour améliorer le bien-être des salariés et l'organisation générale de l'entreprise, nous avons fixé trois objectifs précis avec Jean-Philippe :
1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun.
2. Réorganiser la chaîne de commandement et la diffusion de l'information.
3. Structurer les interactions et les réunions internes.
Le Dispositif
1. Faire un Premier Constat Réaliste
La première étape de l'audit consistait à établir un diagnostic précis de la situation et à recueillir les attentes du dirigeant et des équipes. Ce diagnostic permet de distinguer l'essentiel de l'accessoire, et de formuler des réponses adaptées. Pour ce faire, j'ai mené des entretiens personnalisés avec Jean-Philippe et chaque membre du personnel. Les points saillants ont révélé plusieurs lacunes :
- Manque de clarté sur les rôles de chacun.
- Chaîne de commandement et diffusion de l'information à revoir.
- Gestion informelle et irrégulière des tâches.
2. Mettre en Place des Fiches de Poste
Nous avons ensuite défini des fiches de poste pour chaque employé, précisant les responsabilités, les compétences nécessaires et les formations éventuelles. Cela répondait à la question cruciale : "Qui fait quoi ?". Chaque fiche a été validée par les salariés, clarifiant ainsi les attentes et les rôles de chacun.
3. Mettre à Jour l'Organigramme
Un organigramme clair permet de structurer la chaîne de commandement et de responsabiliser chacun dans ses tâches. Nous avons remis à chaque salarié un organigramme actualisé, ce qui a grandement contribué à améliorer la compréhension des rôles et l'intégration de chacun dans l'ensemble de l'entreprise.
4. Organiser des Réunions Hebdomadaires
Les réunions hebdomadaires permettent de partager les informations de manière uniforme, de résoudre les problèmes collectivement et de générer de nouvelles idées. Nous avons établi des règles claires pour ces réunions, avec un ordre du jour précis, permettant de valider les avancées et de repositionner Jean-Philippe en tant que véritable manager de son équipe.
Les Résultats
Les changements apportés ont eu un impact positif tant sur le plan fonctionnel que relationnel. Jean-Philippe a su se remettre en question et accepter un regard extérieur, ce qui a permis à son entreprise de progresser. Bien que chaque entreprise soit unique, appliquer des solutions éprouvées ailleurs, en les adaptant, peut souvent être bénéfique.
Conclusion
L'expérience de GIC-PMT montre qu'une réorganisation réussie repose sur une analyse rigoureuse, une clarification des rôles et une communication efficace. En tant que dirigeant, il est crucial de savoir quand faire appel à un conseil extérieur pour optimiser les performances de votre entreprise.
